Si può essere tentati di condividere il proprio login a Mergin Maps con altri utenti per condividere l'accesso al proprio Workspace o ai propri progetti. Tuttavia, ci sono diversi motivi per cui gli utenti dovrebbero evitare questa pratica. Il primo motivo è che la condivisione del login con altri utenti è contraria aiTermini di servizio di Mergin Maps (l'uso della condivisione del login può comportare la perdita dell'accesso all'account). Oltre a violare l'accordo con gli utenti, la condivisione dei login non è considerata una pratica ottimale per l'utilizzo del servizio, in quanto impedisce di sfruttare alcune funzionalità e potrebbe causare altri problemi al flusso di lavoro del progetto.
Evitare gli errori di progetto assegnando i giusti permessi agli utenti
La condivisione dei login impedisce di sfruttare i controlli flessibili dei permessi di Mergin Mapssul vostro spazio di lavoro. I diversi ruoli utente disponibili per l'amministrazione dell'area di lavoro consentono di controllare meglio gli utenti che possono accedere a determinati progetti e di evitare modifiche indesiderate ai progetti, limitando le parti del progetto che i diversi utenti possono modificare in base al loro ruolo o addirittura limitando l'accesso di alcuni utenti solo ai progetti che hanno il permesso di utilizzare. Potreste voler impedire ad alcuni utenti di cancellare i progetti o di modificare lo schema dei dati di un progetto, per evitare perdite accidentali di dati, assegnando loro un ruolo specifico come quello di Editor.
È più difficile correggere i progetti se qualcosa va storto.
Sebbene una delle caratteristiche di Mergin Maps che i nostri utenti amano sia l'affidabilità della sincronizzazione dei dati, a volte le cose possono andare storte. Un utente potrebbe cancellare accidentalmente delle caratteristiche da un progetto, caricare dati corrotti o riscontrare un bug che fa fallire la sincronizzazione del progetto.
In questi casi, è utile per il nostro team di assistenza essere in grado di identificare l'utente e i dispositivi utilizzati nella cronologia del progetto, in modo da poter determinare la causa dei problemi e risolvere eventuali bug che potrebbero causare problemi. Se tutti gli utenti hanno lo stesso nome utente, ci vuole molto più tempo per esaminare la cronologia dei progetti e identificare il problema. Ciò significa che potreste perdere tempo prezioso mentre il vostro progetto è inutilizzabile.
La condivisione del login viola la conformità alla sicurezza
La condivisione dei login con più utenti può esporre a violazioni della sicurezza dei dati. Se un dipendente lascia l'organizzazione, potrebbe comunque accedere ai dati del progetto, a meno che non si cambino i dati di accesso, oppure si potrebbe verificare una violazione dei dati se un dispositivo mobile viene smarrito sul campo. Anche un malintenzionato potrebbe accedere al progetto e cancellare i dati. In effetti, la condivisione dei login potrebbe mettervi in difficoltà dal punto di vista normativo se la vostra organizzazione è tenuta a rispettare standard di sicurezza dei dati come ISO27001 o SOC 2.
Si perdono le funzioni avanzate
La condivisione dei login degli utenti impedisce di sfruttare tutta la potenza delle funzioni di Mergin Maps per la gestione dei progetti. Se ogni utente ha un proprio login, è possibile sfruttare strumenti di reporting avanzati come:
- Registri della cronologia del progetto che mostrano chi ha apportato determinate modifiche al progetto.
- Tracciamento della posizione che consente agli utenti di registrare la propria posizione in background
- Variabili aggiuntive che consentono di registrare l'utente che ha creato o modificato per ultimo una funzione o di limitare chi può modificare determinati campi o funzioni.
- Strumenti di elaborazione che consentono di creare rapporti sull'attività e sull'utilizzo del progetto.
Acquistate solo le licenze necessarie con autorizzazioni flessibili per gli utenti
La flessibilità della gestione degli utenti negli spazi di lavoro evita la necessità di acquistare più posti di quelli necessari per l'abbonamento allo spazio di lavoro. È possibile assegnare agli utenti inattivi il ruolo di "Lettori" nel proprio spazio di lavoro, senza che questi vengano conteggiati nel limite dei collaboratori attivi. È inoltre possibile modificare questi ruoli per qualsiasi utente in qualsiasi momento.
Ad esempio, supponiamo di avere 50 utenti che devono avere accesso al vostro spazio di lavoro, ma solo 15 di questi utenti lavoreranno attivamente ai progetti in un determinato momento. Dovrete acquistare solo 15 posti di collaboratore per l'abbonamento al vostro spazio di lavoro. È quindi possibile assegnare i ruoli di amministratore, scrittore o redattore agli utenti che lavorano attivamente ai progetti e assegnare agli altri utenti i ruoli di lettore.
Quando un utente ha finito di lavorare su un progetto, potete trasformarlo in un Lettore e dare a un altro utente un ruolo attivo senza dover acquistare un altro posto di collaboratore, purché non ci siano più di 15 utenti attivi in quel momento. Inoltre, i lettori possono ancora scaricare e sincronizzare i progetti a cui hanno accesso, in modo da tenersi aggiornati con l'ultima versione del progetto, ma non potranno apportare modifiche ai progetti finché non avranno un ruolo attivo.
Se avete delle domande, siamo qui per aiutarvi
Come sempre, siamo felici di aiutarvi se avete domande sui ruoli e sulla gestione degli utenti. Se avete domande sul vostro account Workspace, potete creare un ticket di assistenza e vi risponderemo al più presto. Abbiamo anche una comunità di utenti attiva sul nostro canale Slack, dove potete ricevere aiuto da altri utenti e dal nostro team di assistenza. Potete anche consultare la nostra documentazione per saperne di più su queste funzioni e trovare altre informazioni sulla gestione dei progetti. Inoltre, se ritenete che qualche funzione possa migliorare la vostra esperienza con Mergin Maps, visitate la nostra pagina dei desideri, dove potete richiedere e votare le nuove funzioni che vorreste vedere nell'applicazione.