Si risparmia molto tempo quando le mappe del percorso vengono distribuite con Mergin Maps.
Questo studio di caso è stato originariamente scritto in ceco. La versione ceca è disponibile qui.
Ogni anno, squadre di volontari camminano porta a porta per la città ceca di Litomyšl raccogliendo donazioni di beneficenza. Gli organizzatori dell'evento definiscono i percorsi delle varie squadre di volontari segnando con le penne le mappe cartacee. Il processo presenta una serie di problemi sia nella realizzazione che nell'utilizzo delle mappe, che gli organizzatori hanno cercato di superare rendendo le mappe digitali utilizzando un software GIS open source.
Le mappe sono state sviluppate utilizzando QGIS e rese disponibili sui telefoni dei volontari tramite l'applicazione Mergin Maps . I volontari sono ora in grado di orientarsi facilmente su mappe che mostrano chiaramente i loro percorsi. Gli organizzatori hanno ridotto il tempo necessario per aggiornare i percorsi e distribuirli ai volontari.
Veronika Peterková lavora per la Litomyšl Parish Charity, un'organizzazione no-profit che dal 1993 fornisce servizi sanitari e sociali alle persone bisognose.
Veronika descrive le attività dell'associazione: "Forniamo servizi medici a domicilio e assistenza infermieristica ai residenti di Litomyšl e dei villaggi circostanti. Questo include l'assistenza alle famiglie in cui lo sviluppo sano di un bambino è a rischio e la fornitura di soggiorni di sollievo per i clienti che sono altrimenti assistiti dalle loro famiglie a casa. Forniamo assistenza a circa 1000 clienti all'anno".
E ha aggiunto: "Coordiniamo anche le attività dei volontari che visitano gli anziani, aiutano con le ripetizioni ai bambini e con varie attività ricreative e culturali".
Uno dei maggiori eventi di raccolta fondi dell'associazione parrocchiale è la "Tříkrálová sbírka" (Raccolta dei Tre Re), una raccolta porta a porta di canti natalizi che si svolge ogni anno intorno al 6 gennaio.
"La raccolta dei Re Magi è il più grande evento nazionale di volontariato della Repubblica Ceca. Solo nella regione di Litomyšl, ogni anno vengono coinvolti quasi 300 volontari e i cantori raccolgono oltre 500.000 corone ceche (~20.000 euro) in scatole sigillate. Il ricavato è destinato ad aiutare malati, disabili, anziani, madri con bambini in difficoltà e altri gruppi bisognosi della zona". Spiega Veronika.
La Raccolta dei Re Magi è organizzata dalla Caritas della Repubblica Ceca e almeno il 10% del suo ricavato è destinato agli aiuti umanitari all'estero.
La sfida
Veronika è responsabile della pianificazione dei percorsi per i cantori, in modo che visitino efficacemente le famiglie dell'area di Litomyšl. I cantori vengono divisi in gruppi e vengono fornite mappe cartacee che indicano ai gruppi le famiglie da visitare.
Le mappe di cui sopra sono state prodotte stampando schermate da un fornitore nazionale di mappe web e contrassegnando le stampe per ciascuna delle 50 squadre con pennarelli.
Questo metodo si è rivelato problematico, come descrive Veronika: "Sulle mappe delle aree più grandi, i numeri civici non erano sempre visibili a causa della scala. Questo ha reso ancora più difficile l'orientamento per i coordinatori che non conoscevano l'area, generando confusione. Per i coordinatori è stato anche difficile mantenere le mappe asciutte e non danneggiate in caso di tempo sfavorevole. Se in seguito si iscrivevano nuovi gruppi o altri si ritiravano, dovevamo rifare/ripartire le aree, il che richiedeva molto tempo perché le mappe dovevano essere segnate manualmente ancora una volta".
La soluzione e l'implementazione
Veronika ha voluto provare una nuova soluzione per l'organizzazione della Raccolta dei Re Magi 2021, con l'obiettivo di rendere i compiti dei volontari più chiari e meno dipendenti dalle mappe cartacee. Voleva che la nuova soluzione le permettesse di:
- ridurre il lavoro attraverso il riutilizzo delle mappe nei futuri eventi della Three Kings Collection
- aggiornare facilmente le mappe se nuovi gruppi si iscrivono/escono e le aree devono essere modificate
- consentire ai cantori di vedere esattamente la loro posizione sulla mappa
- sostituire gradualmente le mappe cartacee, pur continuando a consentire l'uso di mappe cartacee dove si preferisce
- raggruppare e colorare gli edifici da visitare sul computer
- registrare l'uso di un edificio (ad esempio, commerciale) per indirizzare i volontari in modo più efficace
- mostrare chiaramente come vengono assegnate le aree, in modo che chiunque possa vedere chi è responsabile di una determinata area
Inoltre, Veronika voleva che la soluzione fosse accessibile e funzionasse anche offline, senza che i volontari avessero bisogno di connettersi a Internet sul campo.
Peter Petrík, un partecipante abituale della raccolta dei Re Magi di Litomyšl, ha suggerito a Veronika di provare a utilizzare l'app Mergin Maps per coordinare la raccolta nel 2021. Peter lavora per Lutra Consulting, l'azienda che sta dietro a Mergin Maps.
Ha mostrato a Veronika come creare le mappe in QGIS, un software di mappatura gratuito e open source. Utilizzando i dati cartografici di OpenStreetMap, hanno creato un progetto che mostra gli edifici da visitare, colorati con il numero del gruppo di volontari associato.
La mappa stilizzata è stata caricata su Mergin, una piattaforma di mappatura collaborativa, rendendola immediatamente disponibile per la visualizzazione interattiva sui telefoni dei volontari tramite l'applicazione mobile. QGIS si integra strettamente con Mergin Maps , il che significa che le mappe possono essere modificate in QGIS e le modifiche risultanti sono visibili ai volontari poco dopo.
Risultati
Veronika riflette sulla soluzione: "La soluzione ha soddisfatto tutti i nostri requisiti e le mappe che abbiamo preparato possono essere facilmente riutilizzate nei prossimi eventi, facendoci risparmiare tempo. Il fatto che le nuove mappe siano state rese pubblicamente accessibili significa che i volontari possono scaricarle semplicemente usando Mergin Maps , il che rende la distribuzione e l'aggiornamento molto semplici."
Aggiunge: "Tutti i quartieri che volevamo visitare sono stati distinti l'uno dall'altro per mezzo di un colore e ci ha fatto piacere poter contrassegnare chiaramente le aree da non visitare, come le zone industriali, colorandole di grigio. Ci rendiamo già conto che ora è molto più facile assegnare le aree della città ai nostri volontari in modo chiaro ed equo utilizzando QGIS. Anche la produzione di mappe stampate per coloro che le preferiscono è ora facile e le mappe hanno un aspetto molto più professionale. Chi ha voluto usare solo l'app Mergin Maps ha potuto vedere le stesse informazioni delle mappe cartacee, ma ha avuto il vantaggio di poter individuare la propria posizione esatta e di vedere chiaramente i numeri civici di ogni edificio".
Conclude: "Nel complesso, abbiamo trovato la soluzione facile da usare e abbiamo apprezzato la possibilità di discutere il processo con Lutra Consulting , che ci ha aiutato a risolvere i problemi. Circa un terzo dei nostri volontari è interessato all'uso di Mergin Maps, cosa che considero positiva".
La Carità parrocchiale di Litomyšl è presente su Facebook e Instagram.
